“Estamos apurados y hay que repartir el trabajo: ¿alguna idea innovadora?”

thinking-293313_640Si trabajas en una pyme o en una gran empresa quizás te suene una situación de esta naturaleza. Un cliente exigente (llamémosle Sr. Cañero) le pide a su proveedor que entregue un producto o servicio en un plazo muy corto de tiempo, por ejemplo, un mes. El directivo de dicha empresa (llamémosla Elvira Soilista), tiene a 4 personas que le pueden ayudar a dar solución a dicho requerimiento (Currito, Laboriosa, Craquito y Vaguilla) que implica realizar 4 tareas diferenciadas.

Soilista está agobiada con el plazo y con el desconocimiento de hasta dónde pueden llegar como equipo. Está dudando sobre cómo repartir el trabajo entre Currito, Laboriosa, Craquito y Vaguilla, ya que nunca han desarrollado tareas iguales a las pedidas ni tampoco conoce todavía suficientemente bien sus habilidades. El objetivo es conseguir hacer un trabajo de primera calidad, pero también desarrollando a las personas y manteniendo la calidad de vida del equipo.

¿Qué potenciales soluciones existen a dicho problema? A continuación incluyo algunas que considero potencialmente innovadoras, así como otras más clásicas:

Soluciones innovadoras

  1. Encuesta secreta: Soilista pregunta de manera secreta a todos los miembros del equipo para que cada uno de ellos le de su visión de cómo debería repartirse el trabajo y por qué. La idea es que cada persona del equipo opine sobre sus posibilidades y las de los demás. Luego Soilista asignaría responsabilidades con dicha información, pero siempre con su propio criterio. Para evitar que Vaguilla asigne a los demás las tareas más difíciles, este sistema debería funcionar mediante la realización de una buena planificación diaria que asignase tareas conforme al reparto de funciones resultante de la encuesta. Así el equipo se iría a casa cuando todos los miembros hubieran acabado sus respectivas tareas.
  2. Contabiliza la ayuda y premia: Soilista asigna las tareas entre su equipo pero también crea un sistema mediante el cual contabiliza las horas dedicadas por cada miembro del equipo a ayudar a otros en sus respectivas tareas. Cada miembro del equipo tendrá que cumplir su tarea asignada, pero además recibirá un incentivo económico o de horas asimilables a vacaciones por el tiempo de ayuda aportado siempre que  se entregue el producto o servicio a satisfacción del señor Cañero. Así, si una hora de ayuda se contabilizara a 10 €, Craquito podría con su apoyo a los compañeros costearse un buen capricho en Amazon además de sentirse reconfortado al ayudar. 
  3. Directores durante 2 horas: Soilista permite durante un par de horas del primer día que cada miembro del equipo opine sobre cual debería ser la estrategia de reparto de tareas, actuando como director/a del equipo. Ese tiempo “aparentemente” perdido no es mucho (en el fondo, ¿qué son 2 horas de un total de 160 del plazo?) y puede significar un mundo desde el punto de vista de la configuración del equipo y su motivación. Laboriosa y Currito nunca han tenido muchas aspiraciones, pero se sienten “especiales” por sentirse al mando durante un breve espacio de tiempo.
  4. Incentivo de reconocimiento: a la finalización del trabajo cada empleado del equipo será reconocido en la intranet de la empresa durante 3 días. Allí se mostrarán las virtudes reales ejercidas en el desarrollo del trabajo: esfuerzo, innovación, compañerismo. Todo contado por los propios compañeros y supervisado por Soilista (y obviamente supeditado a la satisfacción del señor Cañero).

Soluciones “clásicas”

  1. Trabajar a destajo en el caos: muy habitual y creo que no requiere grandes explicaciones.
  2. Pregunta y decide: Soilista pregunta públicamente a su equipo dónde se ve cada uno qué puede aportar más en base a su experiencia y formación. Luego asigna responsabilidades con dicha información, pero con su propio criterio.
  3. Todos a una como Fuenteovejuna: Solista asigna a todos a la misma tarea y las van realizando en grupo secuencialmente (todos primero a la 1, luego todos a la 2, luego todos a la 3 y finalmente todos a la 4). Es de suponer que es posible conceptualmente desarrollar las tareas de esta manera.
  4. Se remanga: Durante los primeros dos días Soilista se pone a hacer o participar directamente  en cada una de las cuatro tareas para ver el grado de dificultad o los aspectos relevantes de cada una de ellas. El tercer día reparte el trabajo conforme a la información de su equipo y la información recopilada esos dos días.
  5. Todos a examen durante 2 días: Durante los dos primeros días de trabajo Currito, Laboriosa, Craquito y Vaguilla trabajan en las 4 tareas que es preciso realizar. Con ello, Soilista evalua las capacidades de cada uno de ellos y el tercer día reparte las tareas.
  6. Negocia el plazo: Soilista llama al Señor Cañero y le pide una extensión del plazo a cambio de alguna contraprestación que sea fácilmente entregable con el presupuesto inicialmente asignado.

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by-saCreado por Ernesto Lluch Moreno. Imágenes de FerobanjoPublicDomainPictures, Seografika, Reynermedia.

 

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One Reply to ““Estamos apurados y hay que repartir el trabajo: ¿alguna idea innovadora?””

  1. Pienso que la realidad o al menos lo que más suelo hacer yo en mi día a día en la oficina es esta situación sería optar por las posiciones clásicas 4 y 5 ya que hasta que no tenga un feeling de cómo trabajan los miembros del equipo y cuáles son sus capacidades me cuesta mucho poder hacer una correcta planificación de sus tareas.
    Sin duda las ideas innovadoras han de ser tenidas en cuenta de cara al futuro. Especialmente me gustan mucho la número 1 y la 3 que al final redundan en que no es el líder del equipo el que asigna de forma autocrática el trabajo sino que deja que los demás participen. De ese modo ves la motivación de cada uno y puedes ver el grado de expertise que tienen en un tema o el hambre que tienen por seguir creciendo en la empresa y aprendiendo lo cuál dice mucho de esas personas.
    Lo que no hay duda es que puede ser que haya una persona tremendamente motivada que luego no da los resultados que se le espera porque no tiene la capacidad. Ese desde luego es un riesgo real que podemos tener.
    De tal forma partiendo de la base de estas ideas innovadoras para solucionar este problema crearía una 5 idea innovadora que no es más que la conjunción de las dos anteriores. Lo llamaría Rollplay y consiste en que durante 2 horas los miembros del equipo se dedican a planificar el trabajo pero en realidad lo que estás haciendo es analizar a cada uno de los trabajadores, ver su actitud, sus aptitudes. Es decir, usando la planificación como una excusa (aunque en realidad es una planificación real que sirve para el trabajo) puedes analizar a cada miembro del equipo a modo de entrevista viendo su capacidades reales a través de preguntas dirigidas por el líder del equipo. Sería como aquellas dinámicas de Grupo dónde el entrevistador es uno de los miembros.

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